Bli klar for SAF-T før nyttår

Av 22. november 2019Blogg

Fra 1. januar 2020 tar skattemyndighetene bokettersynet for alvor over i en digital verden. Sørg for å være klar før innføringen av SAF-T.

I fellesskap har næringslivet, regnskapsbransjen og Skatteetaten utarbeidet et standardformat for utveksling av regnskapsmateriale. Standarden er basert på en anbefaling fra OECD, og den kalles Standard Audit File-Tax, eller kort og godt SAF-T.

Hva innebærer SAF-T Regnskap for deg?

Dette skiftet innebærer ikke mer enn at du fra 1. januar 2020 må kunne oversende opplysninger i XML-format hvis Skatteetaten gjennomfører bokettersyn. Altså er det ingen endring i hva du skal rapportere per nå, men i hvilket format du skal rapportere. Det er også greit å merke seg at standarden kun gjelder for transaksjoner som skjer fra og med 1. januar 2020, du trenger ikke generere SAF-T-filer for tidligere perioder.

Den første mulige kontrollen i 2020 er i forbindelse med 1. termins mva.-rapportering i april.

SAF-Ts første fase

Alle virksomheter må følge denne standarden, ifølge den endrede bokføringsforskriften. De som har mindre enn fem millioner kroner i omsetning, eller færre enn 600 bilag i året, er unntatt. Imidlertid er din virksomhet omfattet av kravet hvis den har elektronisk bokførte opplysninger.

SAF-T skal etter planen innføres i tre faser:

Fase 1: Det er denne fasen som har oppstart ved nyttår. XML-filen du må lage, skal inneholde

– kontospesifikasjon (hovedbok)
– leverandør- og kundespesifikasjon (reskontro)
– mva.-koder
– faste data om den bokføringspliktige

Skattedirektoratet har dessuten uttalt at virksomheter i fremtiden skal sende SAF‑T‑filen jevnlig, og at filen skal erstatte deler av eller kanskje all den pliktige rapporteringen de har i dag.

Fase 2 og 3: I de påfølgende fasene ønsker Skatteetaten at SAF‑T-filen skal inneholde mer omfattende data, som detaljerte fakturaopplysninger og informasjon om varelager og særavgifter.

Skatteetaten har laget en svarberedskap om SAF-T.

Her er en teknisk beskrivelse av innholdet i SAF-T Regnskap-filen.

Alle får en enklere hverdag

Siden SAF-T har vokst frem av et samarbeid mellom næringslivet og myndighetene, ligger det fordeler her for begge aktører, først og fremst fordi rapporteringen blir mer automatisert og får færre manuelle prosesser. For oss revisorer vil standarden kunne effektivisere arbeidet, fordi vi ikke lenger trenger å bruke tid på å trekke ut relevante data fra ulike regnskapssystemer. Nettopp standardiseringen gjør at data mye enklere kan deles mellom for eksempel kunde og revisor, og mellom ulike regnskapssystemer.

For både interne og eksterne regnskapsførere blir det enklere å sende regnskapsmateriale til myndighetene; alt foregår elektronisk via Altinn. Og siden standardiseringen sørger for at kostnadene ved å bytte regnskapssystem blir redusert, blir det lettere å ta steget og bytte til et annet. Standarden gjør det også enklere å etterleve oppbevaringsplikten – SAF-T-filen kan nemlig brukes for å gjenskape pliktige spesifikasjoner i et hvilket som helst regnskapssystem.

For skattemyndighetene betyr SAF-T Regnskap at de kan kontrollere virksomhetene mer effektivt og tilby kortere saksbehandlingstid. Dessuten vil de få bedre innsyn i og langt mer detaljert informasjon om virksomheters regnskap enn tidligere.

Hva du bør gjøre

Siden 2015 har norske leverandører av regnskapssystemer vært med i dialogen om SAF-T, og det er deres ansvar å tilpasse systemene til den nye standarden. Her er altså de aller fleste med på laget, så kanskje har du allerede SAF‑T‑funksjonalitet i systemet du bruker. Det du som regnskapspliktig bør være spesielt oppmerksom på, er at din kontoplan og mva.-kodebruk kanskje avviker fra SAF‑T‑standarden. Du må sørge for at mappingen av disse blir korrekt. Myndighetene vil også tillate mapping til næringsoppgaven og KOSTRA (kommune-stat-rapporteringen).

Har du et kassasystem med kontantsalg, må du kunne sende data i SAF-T Kassasystem-formatet.

Her er Skatteetatens tekniske beskrivelse av en XML-fil i SAF-T Kassasystem.

Sjekk, identifiser, bli bevisst, analyser

For å være helt forberedt på det nye formatet bør du gjøre en jobb internt i virksomheten. Oppsummert bør du sørge for dette:

  • Sjekk at systemene i alle ledd er integrert mot SAF-T.
  • Identifiser utfordringene SAF-T bringer med seg.
  • Bli bevisst hva dere sender til bokføring.
  • Etabler rutiner for å analysere dataene før de sendes.

Har du spørsmål om SAF‑T Regnskap, er du velkommen til å kontakte PKF ReVisjon. Vi har mange års erfaring innen revisjon og rådgivning.

Kontakt oss

 

Bilde: WAYHOME studio/Shutterstock.com